ثبت و تنظیم اسناد مختلف سالهای زیادی است که به صورت کامل در دفترخانه های اسناد رسمی انجام می شود. درآمد این دفترخانه ها و نوع کاری که انجام می دهند ممکن است برای افراد زیادی جذاب و مورد پسند باشد. بنابراین در این مطلب میخواهیم به مسیر و شرایط تاسیس دفتر اسناد رسمی بپردازیم تا خیلی از سوالات و چالش های شما حل شود و ببینید آیا وضعیت و توانایی های شما با شرایط مورد نیاز برای تاسیس دفتر اسناد رسمی هم خوانی دارد یا خیر؟
درست است که مراکز اسناد رسمی تحت نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور میباشند، اما به صورت خصوصی فعالیت می کنند و اداره می شوند. با این حال به این شکل نیست که مانند هر دفتر و شرکتی امکان راه اندازی آن برای هر فرد حقیقی فراهم باشد. نیاز به شرایط اولیه ای دارد که در صورت تایید شما توانایی اقدام برای دریافت مجوز را خواهید داشت.
شرایط مورد نیاز برای تاسیس دفترخانه اسناد رسمی زیر نظر چه قانونی می باشد؟
برای دریافت مجوز، شرایط شما باید مورد تایید قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتر یاران باشد. این قانون شامل ۷۶ ماده و ۱۵ تبصره است. افرادی که قصد فعالیت در زمینه دفترخانه اسناد رسمی را دارند بهتر است مروری بر این قانون داشته باشند با این حال در این مطلب تا حدودی به شرایط اولیه و بعضی قوانین اشاره خواهیم کرد.
چه افرادی میتوانند به عنوان سر دفتر فعالیت کنند؟
در ماده ۶ قانونی که ذکر کردیم، شرایطی در نظر گرفته شده است که اگر شما دارای آن شرایط باشید، امکان فعالیت به عنوان سر دفتری سادهتر می شود. چند مورد اصلی آن شامل : لیسانس حقوق در رشته قضایی یا منقول از دانشکده ادبیات داشته باشید، دارای ۲ سال سابقه خدمت قضایی یا وکالت باشید، تصدیق اجتهاد مورد تصویب وزارت دادگستری داشته باشید، دفتر یاری باشید که در آزمون سر دفتری قبول شده باشد، سابقه سه سال دفتر یاری در رزومه شما همراه با هر مدرک لیسانسی باشد، اگر مدرک دیپلم دارید هفت سال سابقه کار دفتر یاری داشته باشید و در نهایت جزء دفتر یار اول هایی باشید که ۱۵ سال سابقه کار دارند، می شود. البته در قوانین شرایط راحتی هم وجود دارد. کافی است پدر در جایگاه سر دفتر داری باشد، پسر می تواند بعد از بازنشستگی ادامه راه پدر را برود.
چه افرادی نمی توانند به عنوان سر دفتری فعالیت کنند؟
همین قانون در ماده ۱۲ خود اشاره به کسانی دارد که نمی توانند در جایگاه سر دفترداری شاغل شوند. این ماده بیان می کند که اگر شما شامل مواردی چون : تبعه ایران نباشید، تحت قیومیت باشید، دارای محکومیت بانفصال دائم از خدمت باشید، جزء محکومین در موارد مختلف که قانون بیان کرده باشید، مشهور به فساد یا درگیر اعتیاد باشید، نمی توانید برای جایگاه شغل سر دفتری اقدام نمایید. این موارد هر کدام دارای توضیحات و جزئیات مشخص شده میباشد.
با مرور این شرایط کلی میبینید که شما در کدام دسته قرار میگیرید. البته اینها نکات مقدماتی می باشد و نکات دیگری هست که خود فردی که سر دفتر باشد خودش به آن آگاه است، مثلا کسی که در یک دفترخانه اسناد رسمی سر دفتر باشد، دیگر نمی تواند در دفترخانه دومی حضور داشته باشد.
از نظر سنی نیز، سمت سر دفتری دارای محدودیت سن حداقل ۲۴ سال و حداکثر ۵۰ سال می باشد. در جایگاه دفتر یاری حداقل سن ۲۰ سال می باشد.
محدودیت شغلی برای سر دفتری و دفتر یاری نیز وجود دارد. به طوری که افراد دارای دسته مشخصی از شغل ها نمی توانند در این جایگاه فعالیت کنند از جمله : قضاوت، وکالت دادگستری، عضویت در موسسات دولتی و شهرداریها، تدریس در دانشگاهها و مراکز علمی، مدیریت روزنامه یا مجله و تجارت
برای مشاهده دفتر خانه اسناد رسمی در شهریار و اندیشه کلیک کنید
شرایط محل تاسیس دفتر خانه اسناد رسمی
بعد از بررسی شرایط کلی فرد، مورد دوم محلی است که شما می توانید در آن دفترخانه را دایر کنید. بخاطر شرایطی که دفترخانه های ثبت اسناد رسمی دارند، امکان تاسیس آن ها در هر منطقه و محلی نمی باشد. پس چطور بدانیم در کجا باید دفترخانه را تاسیس کنیم؟ برای این مورد نیز به قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران باید مراجعه کرد. در ماده ۴ این قانون نحوه انتخاب دفتر بیان شده است و تاکید شده باید محل دفترخانه به معرفی سر دفتر شهر یا بخش باشد و در کنار آن موافقت اداره ثبت را نیز به همراه داشته باشد.
پس این محل توسط سر دفتر و با موافقت اداره ثبت تعیین می شود و شما نمی توانید ملکی که دارید یا آدرس خاصی را برای محل دفترخانه انتخاب کنید.
اگر به قوانین و شرایط دفتر خانه ها دقت داشته باشید، دفتر خانه داری در سال های گذشته یک انحصار کامل بوده و هست که فرد دارای مجوز یا بعد از بازنشستگی مجوز خود را در اختیار فرزندانش قرار می دهد و یا به قیمت های عجیب و غیر قابل باوری آن را می فروشد.
مدرک تحصیلی برای تاسیس دفتر اسناد رسمی باید به چه صورت باشد؟
در ماده ۶ به نوع مدرک تحصیلی نیز اشاره ای شده بود. اگر فارغ التحصیل رشته حقوق باشید که مدرک شما مورد تایید می باشد. اما اگر رشته تحصیلی دیگری دارید، نیاز به پیش شرطهایی مانند : سه سال سابقه دفتر یاری برای کسانی که مدرک لیسانس سایر رشته ها را داشته باشند، یا اگر دفتریار بودند در آزمون سر دفتری قبول شده باشند و ۵ سال سابقه دفتریاری داشته باشند. همچنین اگر دفتر یارانی دارای مدرک دیپلم بودند، سابقه هفت سال دفتر یاری اول را داشته باشند.
جدایی از این موارد مدرک تحصیلی فقه و حقوق نیز مورد تایید می باشد.
جدای این موارد می شود در آزمون سر دفتری، برای کسانی که مدرک تحصیلی متفاوت دارند شرکت کنند. البته بعد از قبولی، مجوز به این افراد داده نمی شود و فقط می توانند اقدام به خرید مجوز دفترخانه بکنند.
آزمون دفتر اسناد رسمی به چه صورت است؟
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با توجه به شرایط مختلف در هر سال یک یا چند بار آزمون دفتر اسناد رسمی را برگزار می کند. افرادی که دارای شرایط گفته شده هستند، می توانند در این آزمون شرکت کنند. بیشتر این آزمون در فصل زمستان برگزار شده است. اما با این حال سالهایی وجود داشته است که آزمون برگزار نشود و یا به صورت تک جنسیتی (آقایان) برگزار شود.
- مواد امتحانی آزمون دفتر اسناد رسمی
دروس امتحانی این آزمون شامل: حقوق ثبت، ادبیات فارسی، ادبیات عربی، جزاء، مدنی، قانون تجارت، آییننامهها و قوانین ثبتی میباشد که ضریب این دروس متفاوت است و توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین می شود. همچنین ثبت نام از طریق پرتال سازمان ثبت اسناد صورت می گیرد.
در صورت قبولی در آزمون باید مراحل مصاحبه، کار آموزی و آزمون اختبار (برای دریافت پروانه وکالت) را بگذرانید. بعد از آن امکان اقدام برای ایجاد دفتر خانه فراهم می شود.
درآمد دفاتر اسناد رسمی به چه صورت است؟
مانند هر شغل دیگری، درآمد یک دفترخانه نیز تحت شرایط و عوامل مختلف، متفاوت است. تفاوت منطقه و محل در درآمد یک دفترخانه تاثیر بسیار زیادی دارد. عامل دیگر تعامل با مشاغل دیگر (بنگاه داران، املاکی ها، مراکز دولتی و …)، خوشنامی، محبوبیت و میزان فعالیت بازاریابی یک دفتر خانه می باشد. موقعیت جغرافیایی، نوع شهر (کلان شهر، مرکز استان، شهرستان، شهر و ..) نیز تاثیر زیادی بر درآمد یک دفتر خانه دارد.
هزینه راه اندازی دفتر اسناد رسمی شامل چه مواردی است؟
هزینه اصلی در راه اندازی یک دفتر خانه اسناد رسمی مربوط به خرید امتیاز می باشد. البته اگر فارغ التحصیل حقوق هستید در این مورد از نظر هزینه خیلی جلوتر قرار می گیرید. جواز دفترخانه ها بسته به شرایط مختلف دارای قیمت های متفاوتی می باشند (مواردی که در میزان درآمد دفترخانه تاثیرگذار بودند، روی قیمت جواز آن نیز اثر می گذارند، مانند موقعیت جغرافیایی). این هزینه کلی ترین هزینه راه اندازی دفترخانه اسناد رسمی می باشد.
موارد دیگر شامل پرداختی به کارمندان است که شامل دفتر یارها و سند نویسان می باشد. هزینه دیگری هم دارد مانند درصدی از درآمد که باید به کانون سر دفتران و دفتر یاران پرداخت شود (حدودا ۱۰ درصد). هزینه اجاره دفتر، مالیات یا بیمه افراد شاغل در دفترخانه را نیز باید در نظر گرفت.