یکی از مواردی که تاثیر زیادی بر موفقیت فعالیت شما در زمینه های مختلف دارد، شروع متفاوت و قوی می باشد. شروعی که همراه با تبلیغات تاثیر گذار در زمینه برند فعالیت شما باشد. این مراسم افتتاحیه، در کنار اینکه باعث می شود، افراد زیادی از شروع کار مجموعه شما در یک محیط باخبر شوند، ویژگی ها و مزایای مجموعه شما را نیز به صورت واضح و مشخص در همان ابتدا، نشان می دهد، که خود عاملی است برای جذب توجه و نظر افرادی که مخاطب مستقیم شما برای فروش یا ارائه خدمت هستند. مطمئنا در اینجا برای شما سوال پیش می آید که برای مراسم افتتاحیه چکار کنیم که تمام ویژگی های مد نظر در آن رعایت شود و بهترین بازخورد را داشته باشد؟ برای رسیدن به جواب این سوال، در این مطلب با ما همراه باشید تا تمام نکات و موارد مراسم افتتاحیه را با هم مرور کنیم.
بخوانید درباره: راه اندازی آرایشگاه زنانه
مشخص بودن هدف کسب و کار
برای اینکه نگاه درست تری به مراسم افتتاحیه داشته باشیم، باید قبل از برنامه ریزی و طراحی آن، ابعاد مختلف کسب و کار مشخص باشد. اینکه هدف ارائه چه محصول و یا خدمتی است؟ با چه نوع مشتری یا مخاطبی در ارتباط هستیم؟ به صورت عام ارائه خدمات و محصولات داریم یا به صورت خاص و محدود؟ با چه رقیب هایی روبرو هستیم؟ میزان سرمایه در نظر گرفته شده برای کسب و کار چقدر است؟ و مواردی از این دست که کمک می کند در برنامه ریزی مراسم افتتاحیه، رویکرد بهتر و مشخص تری داشته باشیم و بتوانیم سمت اهداف مراسم را به درستی تشخیص داده و نگاه مخاطب درست و خریدار واقعی را جذب کنیم.
برنامه ریزی برای مراسم افتتاحیه
با مشخص شدن زوایای مختلف فعالیت و جامعه هدف، یک تیم برنامه ریز برای مراسم افتتاحیه باید تشکیل شود. این تیم برنامه های مختلفی که قرار است در روز افتتاحیه انجام شود را پیگیری و مدیریت می کند و با تعامل درست، برای هر برنامه زمان بندی مشخصی را در نظر می گیرند. همچنین هماهنگی های مربوط به مواردی که در ادامه بیان می شود را به درستی و از قبل انجام می دهند. برنامه ریزی درست برای مراسم افتتاحیه کمک می کند که تداخل برنامه ای بوجود نیاید. زمان بندی به درستی کنترل شود. برنامه ها اولویت بندی شوند و نکات مهم و کلیدی فراموش نشوند.
بخوانید درباره: مراحل راه اندازی رستوران
زمان بندی مراسم افتتاحیه
در شروع برنامه ریزی، ابتدا باید با توجه به روند کار و پیشرفت کارهای مربوط به مجموعه مانند بازسازی، خرید تجهیزات و محصولات، آماده سازی دکور و .. یک تاریخ مشخص برای مراسم افتتاحیه تعیین شود که دچار تغییر نگردد. زمان بندی یکی از کارهای حساس در این مرحله می باشد. چرا که اگر با فاصله از اتمام کارهای اولیه تعیین شود، آن تاثیر گذاری اولیه را نخواهد داشت و اگر زودتر از موعد تعیین شود، بخاطر تمام نشدن کارهای مربوط به کسب و کار، مجبورید تاریخ افتتاحیه را عقب بیاندازید و از همان اول جلو مشتری و مخاطب به بد قولی و ضعف در برنامه ریزی شناخته شوید. همچنین کلی هزینه کرده اید در تبلیغات خود یک تاریخ برای افتتاحیه اعلام کرده اید، دوباره باید هزینه ها را برای تاریخ جدید، تکرار کنید.
بهترین زمان برگزاری مراسم افتتاحیه
در ابتدا چیزی که به ذهن می آید این است که روزهای تعطیل یا مراسمات و اعیاد برای افتتاحیه خیلی خوب است، اما باید در نظر بگیرید که تعطیلات با مسافرت افراد و تعطیلی مشاغل موجود در همسایگی شما همراه خواهد بود و ممکن است تعداد زیادی از مخاطبین و افرادی که قرار است در افتتاحیه باشند کاهش پیدا کند. پس به این نکته توجه داشته باشید. از طرفی، یک بررسی محدود در محیط و منطقه داشته باشید که برنامه افتتاحیه شما همزمان با برنامه افتتاحیه مجموعه دیگری تداخل نداشته باشد.
تعیین هزینه و بودجه برای مراسم افتتاحیه
اینکه توانایی استفاده از چه مبلغی را برای مراسم افتتاحیه داریم، خود کمک می کند تا بتوانیم برنامه های جانبی در زمینه پذیرایی، دعوت از مهمانان، دکور و تزیینات و … را بهتر برنامه ریزی کنیم. چرا که با کم یا زیاد شدن این مبلغ، اختلاف بسیار زیادی در تنوع برنامه ها و کیفیت و کمیت آنها ایجاد می شود. پس باید مدیریت مجموعه با یک برآورد دقیق و درست میزان بودجه مراسم افتتاحیه را شفاف در نظر بگیرد و به تیم برنامه ریزی مراسم افتتاحیه یا فردی که مسئولیت مراسم را برعهده دارد اعلام کند. سعی کنید این مبلغ را با صرف وقت به درستی اعلام کنید تا هم زیاد بودن آن بعدا برای شما مشکلاتی ایجاد نکند و هم کم بودن مبلغ، کیفیت مراسم را به میزان زیادی کاهش ندهد.
بخوانید درباره: چگونه یک مشاور املاک موفق شوم؟
دریافت مجوزهای لازم برای افتتاحیه
بعد از اینکه تاریخ مراسم افتتاحیه به صورت کاملا مشخص تعیین شد، نیاز است که با مراجعه به سازمان های مربوطه شامل شورای منطقه و یگان های کنترلی و نظارتی، مجوز مربوط به مراسم افتتاحیه را دریافت کنید. چرا که مراسم افتتاحیه همراه با تجمع افراد، اجرای موسیقی، سر و صدای بلند و … می باشد که ممکن است اختلال هایی در نظم آن محل ایجاد کند. برای همین باید از قبل هماهنگی ها به طور کامل انجام شده باشد.
برای مراسم افتتاحیه چه کسانی را دعوت کنیم؟
افراد دعوت شده برای مراسم افتتاحیه شامل دو دسته اصلی می باشند، یک دسته مخاطب هستند که در برگیرنده مشتریان، رقبا، کسب و کار های نزدیک و همسایه و … می باشند و دسته دیگر شامل افرادی هستند که قرار است اجرا کننده برنامه باشند و نام و حضور آنها در برنامه افتتاحیه، میزان توجه به آن را بالا ببرد. مانند دعوت از هنرمندان، ورزشکاران، افراد شناخته شده حوزه های مختلف، خوانندگان و … که باعث می شود حضور این اسامی خود عاملی برای ترغیب افراد برای حضور در مراسم افتتاحیه باشد.
همچنین بهتر است بزرگان محل و افراد موفق در حوزه های مختلف محل، در این مراسم حضور داشته باشند، تا جایگاه احترامی و ارزشمندی هم در محل از همان ابتدا بدست بیاورید.
البته اینکه از چه خواننده، هنرمند و بازیگری دعوت کنید، بستگی به میزان سرمایه و توان مالی شما برای مراسم افتتاحیه دارد.
دعوت از اینفلوئنسرها و افراد معروف فضای مجازی
یکی دیگر از مواردی که این روزها کمک زیادی به تبلیغات شما می کند دعوت از فعالان فضای مجازی است که از تعداد بسیار بالایی مخاطب و دنبال کننده برخوردار هستند. این افراد محبوبیت خاصی در میان دنبال کنندگان خود دارند و تبلیغاتی که انجام می دهند به سرعت در فضای اینستاگرام پخش می شود و میزان بازدید بالایی را در بر می گیرد. همین مورد به بیشتر دیده شدن شما کمک می کند.
طراحی برنامه های شاد و سرگرم کننده در مراسم افتتاحیه
برنامه های اولیه و شروع مراسم افتتاحیه بسیار مهم می باشند. چرا که رسیدن مهمانان اصلی و اجرا کنندگان برنامه افتتاحیه به طور کامل، مدتی طول می کشد و افرادی که در محل حاضر هستند ممکن است برای این انتظار دچار خستگی شوند و گاهی محل را ترک کنند. پس بهتر است یک سری برنامه شاد، همراه با پذیرایی های اولیه، موسیقی و … را برای شروع افتتاحیه در نظر داشته باشید. این برنامه ها کمک می کند که افراد عبوری نیز به سمت برنامه جذب بشوند و از طرفی مهمانان حاضر در افتتاحیه نیز خسته نشود.
بخوانید درباره: چگونه با کمترین هزینه مراسم عروسی خود را برگزار کنیم؟
برنامه های جانبی افتتاحیه باید به صورت کامل مستقیم با نوع مخاطب و مشتری شما همخوانی داشته باشد. چه از نظر سنی، از نظر جایگاهی، از نظر نوع کسب و کار و حتی جنسیت مشتریان. چرا که نمی توان یک نوع برنامه را هم برای افتتاحیه یک مزون لباس زنانه در نظر گرفت و هم برای افتتاح یک همایش، نمایشگاه یا یک فروشگاه.
حضور یک گروه موسیقی برای افتتاحیه
موسیقی از مواردی است که برای همه آرامش بخش و جذاب است و فقط باید سبک و نوع آن با روحیات جمع همخوانی داشته باشد. دعوت از یک گروه موسیقی و استفاده از حضور آنها در طول برنامه، کمک میکند که هم شادی و هیجان وارد فضای مراسم افتتاحیه شود و هم اینکه بین برنامه های مختلف و سخنرانی ها، هرج و مرج و سر و صدا بوجود نیاید. این گروه موسیقی با توجه به برنامه ها، آهنگ های مختلفی را اجرا خواهند کرد.
اجاره و تهیه سیستم های صوت و نور برای مراسم افتتاحیه
حالا که بحث موسیقی و اجرای زنده شد، باید بدانید که سیستم صوتی از مهمترین موارد برای مراسم افتتاحیه می باشد. چرا که برای سخنرانی ها، صحبت مدیریت، اعلام برنامه ها، اجرای موسیقی و … نیاز است که سیستم صوتی وجود داشته باشد که به صورت حرفه ای صدا را میان مهمانان و افراد مختلف حاضر در برنامه پخش کند و همچنین در محل ورودی و کنار خیابانی که مجموعه شما هست نیز بلندگوهایی قرار داده شوند تا افراد گذری را نیز از مراسم افتتاحیه مطلع کنند.
سیستم نور، موضوع دیگری است که برای مراسم افتتاحیه باید در نظر گرفته شود، چرا که گاهی مراسم تا ساعات اولیه شب طول می کشد و گاهی کلا مراسم در شب انجام می شود. مورد دیگری که باعث ایجاد نیاز به سیستم نور می شود، موضوع فیلم برداری و ساخت تیزر تبلیغاتی از همین مراسم افتتاحیه است. پس باید نور به اندازه کافی خوب و حرفه ای باشد تا فیلم خروجی نیز دارای استانداردهای لازم باشد.
تهیه هدایا برای ماندگاری در ذهن مهمانان
یکی از برنامه های بسیار خوب و تاثیر گذار در مراسم افتتاحیه، تهیه گیفت های کوچک برای مهمانان می باشد که هر زمان به آنها توجه کنند، یاد برند و مجموعه شما بیافتند. این گیفت ها را می توان با خلاقیت و طراحی مناسب و با هزینه پایین تهیه کرد و در اختیار مهمانان قرار داد. می توان موارد مختلفی را برای گیفت نام برد که البته به نوع فعالیت شما بستگی دارد. یک قلم لوازم آرایشی همراه با لوگوی شما می تواند گزینه خوبی برای مراسم افتتاحیه آرایشگاه زنانه باشد، یا یک خودکار، سر رسید و .. برای مراسم افتتاحیه فروشگاه، نمایشگاه یا یک مجموعه تخصصی مناسب است.
پذیرایی در مراسم افتتاحیه
در مورد پذیرایی اینگونه مراسم ها باید نکات مهمی را در نظر بگیرید. اول اینکه به هیچ وجه قرار نیست وعده غذایی اصلی در این مراسم باشد یا پذیرایی هایی با حجم بالا انجام شود. چرا که جدای پذیرایی باعث می شود شما نیاز به میز و صندلی زیادی داشته باشید. معمولا در مراسم افتتاحیه از پذیرایی هایی کوچک، انواع شیرینی خشک، آب میوه های کوچک یا پذیرایی با شربت به صورت لیوان یک بار مصرف و … استفاده می شود. موارد دیگری که برای پذیرایی نیز می توانید استفاده کنید، انواع تافی یا شکلات، میوه های خشک شده و … می باشد.
تزیینات مختلف برای مراسم افتتاحیه
بادکنک آرایی ورودی به صورتی که کاملا جلب توجه کند و افراد را از برگزاری مراسم افتتاحیه مطلع کند، استفاده از رقص نور برای مراسم هایی که در شب انجام می شود، استفاده از تم ها و دیزاین های شاد در محیط مختلف سالن، بادکنک های طلایی اعداد و حروف که بیانگر مواردی مانند تاریخ افتتاحیه، نوع کسب و کار و .. باشند.
در صورت توانایی بیشتر، گل آرایی اطراف سن محل سخنرانی مدیریت و اجرای مهمانان و خوانندگان به صورت حرفه ای، نور پردازی ویژه و متفاوت بر روی صحنه و …. از دیگر مواردی است که مراسم افتتاحیه را جذاب تر می کند.
برای مراسم خود به ظروف و وسایل نیاز دارید: اینجا کلیک کنید
انجام تبلیغات متنوع برای مراسم افتتاحیه
با توجه به اینکه چه مقدار تنوع برنامه دارید و چه مهمانان و اجرا کنندگانی برای مراسم افتتاحیه شما حضور خواهند داشت، نوع تبلیغات شما هم متفاوت می شود. اگر می خواهید به یک جمع کوچک و محلی اکتفا کنید، می توانید با پخش کردن تراکت در محل که شامل آدرس، تاریخ افتتاحیه و معرفی فعالیت شماست به تبلیغ بپردازید.
اما در صورتی که قرار است یک افتتاحیه بزرگ و خاص همراه با برنامه های جذاب داشته باشید، فضای مجازی بهترین کمک را به شما می کند. استفاده از صفحات پر بازدید و اشخاص فعال در این حوزه، باعث می شود در چند ساعت چندین هزار نفر از مراسم افتتاحیه شما مطلع شوند و در صورت تمایل برای حضور در این مراسم برنامه ریزی کنند.
از دیگر موارد تبلیغاتی می توان به استفاده از بنرهای بزرگ در نزدیک مجموعه، پخش چند بنر در خیابان های نزدیک، استفاده از سایت ها و … نیز اشاره کرد.
ارائه تخفیف در مراسم افتتاحیه
یکی از مواردی که نظر مشتری را در شرایط اقتصادی امروزی جذب می کند، ارائه تخفیف های مدت دار به مناسبت افتتاحیه می باشد. از این رو پیشنهاد می کنیم در روز مراسم افتتاحیه برگه ها یا کدهایی را به عنوان کد و برگه تخفیف به حاضرین ارائه دهید که با استفاده از آن کدها برای مدت مشخص مانند دو هفته، یک ماه یا … بتوانند از مجموعه شما تخفیف دریافت کنند. این کار باعث می شود در چند ماه اول که هنوز به مشتریان ثابت و همیشگی دست نیافته اید، از طریق این تخفیفات مشتری زیادی داشته باشید و بتوانید به درآمدهای مناسبی در همان شروع فعالیت دست پیدا کنید.
برنامه های جانبی دیگر در مراسم افتتاحیه
علاوه بر مواردی که گفته شد و باید به صورت دقیق برنامه ریزی شود، می توان برنامه های زیر را نیز جزء اولویت های بعدی مراسم افتتاحیه دانست:
- اجرای مسابقات همراه با اهدای جوایز در مراسم افتتاحیه
- اعلام جمع آوری کمک برای یک موسسه خیریه یا مواردی مانند زندانیان جرائم غیر عمد
- ثبت یک رکورد در یک زمینه خاص که مربوط به نوع فعالیت و مجموع شما می شود. مانند بزرگترین بستنی، بزرگترین بافت مو، کوچکترین نقاشی و …
- اعلام مزایای مراسم افتتاحیه برای مشتریان در چند روز بعدی
- اجرای یک چالش خلاقانه و جدید که جلب توجه زیادی کند و همراه با تگ برند شما در شبکه های اجتماعی پخش شود.
- در نظر گرفتن برنامه های جانبی، در صورتی که مخاطب کودک دارید و همچنین محیطی برای بازی کودکان.
- ساخت تیزر تبلیغاتی جذاب از تمام برنامه های مراسم افتتاحیه و قرار دادن آن در صفحات مختلف اینفلوئنسرها برای تبلیغات و دریافت بازخورد بیشتر.